Vous êtes un orthophoniste ? Vous aimez votre métier, mais vous sentez que les tâches administratives accaparent votre temps ? Vous avez l’impression que la charge administrative vous pèse ? Pire, vous remarquez que vous passez plus de temps devant votre ordinateur qu’avec vos patients ? Découvrez dans cet article des conseils qui vous permettent de gérer efficacement la charge administrative et de vous consacrer entièrement à votre cœur de métier.
Utilisez un logiciel de gestion pour orthophoniste pour gérer la charge administrative
Pour gérer les charges administratives, il n’y a rien de mieux que l’utilisation d’un logiciel adéquat. Par exemple, VEGA Logiciel vous propose un outil qui répond parfaitement aux besoins d’un orthophoniste en termes de gestion et de télétransmission. En effet, le logiciel d’orthophonie offre une aide précieuse. Il vous permet d’organiser votre activité. Mieux encore, il vous libère de toutes vos charges administratives. Déchargé de ces tâches, vous pourrez vous focaliser sur votre principale activité.
Le logiciel pour orthophoniste : un excellent assistant virtuel
Votre logiciel d’orthophonie peut être considéré comme un assistant virtuel qui vous seconde. Il peut s’occuper de la gestion de vos tâches administratives d’une part et exécuter les tâches à votre place de l’autre. En effet, ce genre de logiciel assure la numérisation et la transmission de vos documents médicaux. Il en est de même pour vos factures.
Vous n’aurez plus à les rédiger à la main ni à passer beaucoup de temps à établir vos fiches de soins et vos ordonnances. C’est aussi le cas de vos factures. En principe, il existe déjà différents modèles sur le logiciel. Tout ce qu’il vous reste à faire, c’est les remplir. Cela représente un gain de temps considérable, car en quelques minutes, vous pouvez par exemple activer le mécanisme du tiers payant.
En tant qu’assistant virtuel, un logiciel d’orthophonie vous épaule aussi dans l’organisation de vos consultations. Il est doté d’une fonctionnalité « dossier patient » qui vous permet de classer automatiquement tous vos fichiers. Lors de la prochaine consultation, vous n’aurez aucun mal à trouver le dossier d’un de vos patients. Il vous suffit de taper son nom pour afficher tous les dossiers le concernant. Vous pouvez donc suivre facilement les séances de rééducation de vos patients. Le nombre de séances qu’il a déjà effectué et ses évolutions peuvent d’ailleurs être numérisés sur le logiciel.
Enfin, et non des moindres, un tel logiciel vous aide aussi à mieux organiser vos séances. Avec un logiciel d’orthophonie, vous pouvez en effet gérer l’absentéisme, reporter des séances ou en annuler.
Logiciel pour orthophoniste : un assistant-comptable efficace
Votre logiciel d’orthophoniste peut également vous servir d’assistant-comptable. Il est parfaitement capable d’assurer une gestion de paiement claire et facile. Pour ce faire, le logiciel met à votre disposition des avis de paiement qui vous permettent de suivre l’état des règlements provenant des caisses ou des mutuelles. Grâce aux encaissements, votre logiciel alimente régulièrement votre comptabilité. Vous n’aurez plus donc besoin de tenir vous-même votre comptabilité.
Certains logiciels d’orthophoniste peuvent même vous aider à maîtriser au mieux vos impayés grâce aux différentes relances automatiques. Cela vous permet de suivre de près votre situation financière sans y consacrer tout votre temps.
Faites-vous accompagner par un expert-comptable pour gérer la charge administrative
La tenue de la comptabilité d’un professionnel de santé libéral n’est pas une mince affaire. Cela demande beaucoup de temps, mais aussi une certaine compétence. C’est pourquoi il est intéressant de vous faire accompagner par un comptable confirmé.
Quand vous sentez que les tâches comptables vous dépassent, il vaut mieux les déléguer à un professionnel. Pour que le courant passe facilement, il est conseillé de choisir un comptable spécialisé dans les activités des professionnels paramédicaux. Un expert-comptable spécialisé connaît parfaitement votre métier. De quoi rentabiliser encore plus l’accompagnement.
Déléguez vos tâches administratives
La délégation est sans aucun doute la solution la plus évidente pour gérer votre charge administrative. Pour ce faire, plusieurs options s’offrent à vous. La plus habituelle et la plus pratique seraient d’engager une secrétaire administrative. La présence d’une secrétaire vous permet de vous consacrer entièrement à vos patients. Une secrétaire s’occupe de tout ce qui est accueil et administration. C’est elle qui :
- organise votre agenda,
- reçoit les appels de vos patients,
- gère vos consultations.
Une secrétaire se charge de tous vos dossiers médicaux : de l’informatisation à la classification. C’est aussi à votre secrétaire de gérer vos mails. Dans certains cas, vous pouvez même lui déléguer la vérification des remboursements pour les tiers payants.